L'ordenació de l'arxiu abans de la catalogació:
Des del segle XVIII i fins als nostres dies, l'encarregat de l'ordenació i la conservació de l'arxiu municipal ha estat l'escrivà o el secretari de l'Ajuntament; d'això en trobem algunes referències en els llibres d'actes de l'Ajuntament:
Diem nosaltres los regidors avall firmats ÿ demés senyors com estam contents ÿ satisfets de la bona servitut, que lo Dr. Francisco Boquer Notari del Present Comú nos ha donat est any mil set sents seixanta ÿ sinch ÿ part de mil set sents seixanta sis, del bon cuydado que ha tingut en los papers de est Comú, arreglant-los com los arreglà, posant-los en sa deguda forma, lo que no se havia practicat may, ÿ per a que constia de la veritat fem lo present acontentament y declaració en esta Cassa del Comú de la Selva als vintivuyt del mes de fabré del mil setsents seixanta y sis. (AHMLS, Llibres d'Acords, R: 30).
En aquest acord es fa referència al fet que el notari Boquer va ser el primer a ordenar els papers del Comú, això no vol dir però que abans d'aquesta actuació no hi hagués una voluntat de conservació de la documentació, ans al contrari. La cura en la custòdia dels documents queda ben palesa en la redacció de les argumentacions de la defensa de les moltes causes judicials que la universitat medieval va mantenir. Els càrrecs municipals de l'època sabien que calia conservar els documents per poder mantenir plenament vigents els privilegis i els drets que la vila havia anat adquirint; la redacció i progressiva actualització del Llibre Verd (llibre copiador dels privilegis, protocols i esdeveniments importants) és una altra prova de la trascendència que es donava a la documentació escrita.
En un altre fragment d'uns acords d'Ajuntament de l'any 1768 trobem constància del fet que elsactes del Comú eren servats en un armari tancat en clau:
... mana (..) tenir-lo per Notari del Present Comú, perç' o, en atenció de que a dit senyor toca lo tenir la clau dels Actes de est Comú, ÿ no á altre, fóra de sentir que se li entregás una clau de un Armari per posar-hi dits Actes; ÿ se ha resolt per dits Señors que desde luego se li entreguia la Clau del Armari qui munta a la Golfa de esta Casa, y posia dit Señor los dits Actes en ell, no donan-ne copia, sens llicencia dels Ajuntament, quedant a càrrech las demés claus al actual Secretari... ( AHMLS, Llibres d'Acords, R: 34).
Es tracta, doncs, d'una altra referència a la salvaguarda dels Actes de la Casa de la Vila que fins i tot eren tancats a pany i clau.
El catàleg d'en Josep Batlle i Jover
L'any 1801 es duu a terme la primera catalogació de què ens ha quedat constància material, en el sentit que ens ha arribat quasi intacta. Es tracta del catàleg elaborat per Josep Batlle i Jover (1774-1847). Fill il•lustre de la vila, va ser regidor municipal en el període 1800-1801, posteriorment forma part de la Junta Superior de Catalunya i fou diputat suplent a les Corts de Cadis, arribant a redactar un projecte de Constitució (FORT 1 COCUL, E.: Josep Batlle iJover. Notícies d'un selvata vocal de laJunta Superior de Catalunya. La Selva del Campo Analecta Selvatana. 1960).
En el temps en què va ser regidor municipal, Josep Batlle es dedicà a posar ordre a l'arxiu de la Casa de la Vila, el qual, afirma en el pròleg del llibre-catàleg:
...ya no merecía el título de custodia sino únicamente de repuesto, más propio para los escombros que para el Objeto y fin de su nombre, cuyos habían desaparecido con un total desarreglo. (AHMLS, R: 6527).
En un text d'advertiment al lector, afirma que el motiu d'haver dut a terme la catalogació no és altre que:
... un amor patriótico desinteresado y en nada falaz, movido del deseo de la instrucción de mis Compatricios, y de la falta que padecí mi Patria de una obra manual, que con orden, claridad y exactitud le facilite útiles, curiosas y verídicas notícias.
Com es pot observar, es tracta d'un interès filantròpic arrelat plenament en els principis de la Il•lustració.
Batlle ordena, cataloga i resumeix tota la documentació dispersa de l'arxiu, no així els llibres de vàlues, de compres, o els de consells i acords de l' Ajuntament, ni tampoc la correspondència. La seva tasca la dedica bàsicament a fer un catàleg-inventari dels documents que es devien trobar disseminats pels armaris de les dependències municipals. Ell mateix observa:
Las dificultades que al principio encontré, solo puede decirlo quién lo vió de antes. Carcomido, obscuro, y lleno de polvo gran parte, y lo que no despreciado....
Tots els pergamins dels fons de l'arxiu van ser llegits, resumits i registrats per Batlle en el seu catàleg. Gairebé es pot afirmar, sense por a caure en error, que ha estat mercès a la seva tasca que la documentació més antiga ha arribar en bones condicions fins als nos tres dies.
Els documents catalogats són 987, cada un dels quals fou numerat seguint un ordre correlatiu alfabètic segons la naturalesa del document. Així per exemple, els primers documents catalogats són les àpoques, segueixen els autos, les appel•lacions, les articulates i així progressivament fins a arribar les vendes i les visures, que tanquen la catalogació. La descripció que fa de cada un dels documents és molt acurada i precisa; en posem un exemple amb la descripció que fa del document número 879:
Privilegi ab lo qual lo Rey Don Felip de Castilla concedí a la Vila, posar lo Dret de quatre diners per lliure al fruit que se vengués, y quatre per qui lo comprés, per la refecció de las Murallas y Portas de la present Vila, y altres obres útiles de la matexa; y no obstant que fou concedit per cinch anys,encara continua, que es lo que vuy se anomena Corredoria. Concedit en 1520.
Com es veu, no es tracta només d'un resum, sinó que hi adjunta observacions i coneixements personals relacionats. Es tracta, doncs, d'una catalogació que por ser considerada com la primera obra d'historiografia selvatana que, ben segur, va ser de molta utilitat a Mn. Joan Pié en la redacció dels seus Annals inèdits de la Vila de la Selva del Camp de Tarragona (PIÉ i FAIDELLA, Mn. Joan:Annals inedits..., Tarragona, Institut d'Estudis Tarraconenses.Ramon Berenguer IV. 1984).
Respecte a la forma com va ser classificada i desada la documentació, podem seguir les seves mateixes observacions fetes al lector:
No he mirado en observar la menor delicadeza de estilo, antes poniendolo en romance he procurado que lo entienda el más rústico; mi corta mención nome permitió ponerlo por edades per he compuesto la división en nueve caxones (...) cada caxón en diez Pliegos y cada pliego en diez instrumentos...
En efecte, els documents estan classificats en ordre a la seva naturalesa, (àpoques, censals, privilegis, vendes...) i es poden localitzar mercès al seu número de registre i al número de calaix i de plec. Aquesta signatura ha estat conservada en la fitxa de registre dels documents per tal de poder reconstruir quins han estat els documents desapareguts de l'arxiu des del 1801 fins avui.
Els inventaris posteriors al catàleg de Batlle
L'any 1834 es duu a terme un “Inventario de todos los documentos y papeles que ha hallado el Ayuntamiento de 1833 en el archivo y Secretaría del Ayuntamiento (...) cuyo inventario han formado insiguiendo el Libro Indice que ecsistía en dicho archivo...” (Vegeu les sèries dedicades a l'arxiu municipal -signatura 1.1.7.- ). L'índex al qual fa referència és el Catàleg Batlle, se’n fa una actualització i s'esmenten els documents que s'han trabar a faltar. Aquest tipus d'inventari es continua en els anys 1835, 1836 i 1838.
No és fins l’any 1848 que tornem a trobar un intent global i novedós d'inventari. S'esmenta l'existència de cinc armaris, però només se n'inventarien dos: el primer (els documents del catàleg Batlle) i el tercer (documentació fiscal).
L'any 1937, amb motiu de la guerra, en Joaquim Guitert s'encarrega de traslladar l'arxiu municipal a Poblet, per tal de preservar-lo de la crema o el pillatge. Abans de fer-ho va revisar els documents catalogats per Batlle tot prenent nota dels documents desapareguts. D'aquesta manera ens és possible conèixer quins documents es van extraviar o perdre durant els dos anys llargs en què l'arxiu va ser fora vila. L'any 1939, l'arxiu torna a les dependències municipals.
El darrer esforç d'inventariar tota la documentació de l'arxiu, té lloc l'any 1945 de la mà del secretari de l'Ajuntament, el Sr. Carlos Àvila. Aquest inventari té en compte especialment tota la documentació dels segles XIX i XX, degudament posada en lligalls temàtics numerats, els quals passen a ser ubicats en un mateix lloc de l'arxiu. L'inventari inclou també tota la documentació fiscal, des dels llibres de valies del segle XV fins als cadastres de la primera meitat del segle XIX, documentació que passa a tenir també unitat quant a la ubicació dins l’espai de l'arxiu. Però la documentació que no trobem recollida en aquest inventari són els documents anteriors al segle XIX (excepció feta de les sèries fiscals), tant els que recollia el catàleg Batlle com els que n'havien quedat exclosos (llibres de consells, de compres, de l'administració de la carnisseria…).
El fet que l'inventari Àvila no recollís el fons anterior al segle XIX coincident amb què el llibre-catàleg de J. Batlle no estava localitzat (Fort -op. cit.-, esmenta l'existència d'una còpia de lllibre-catàleg manuscrit de J. Batlle a l'arxiu municipal, però en fonamenta les seves argumentacions en una còpia que posseeixen els hereus. De fet, la còpia de l'arxiu va ser retrobada en un lligall al fons de l'armari de la documentació antiga -segle XVIII en endarrere- en dur-se a terme aquesta nova catalogació) ha fet que durant molt de temps el fons de la Comuna del Camp i el fons municipal des del segle XVIII en endarrere restessin gairebé incògnits i de difícil investigació.
L'inventari Àvila és el que ha regit i permès localitzar els documents a l'arxiu fins al moment de dur-se a terme l'actual catalogació. Igual que en el cas del catàleg Batlle, la signatura de l'inventari Àvila també ha estat recollida en la fitxa de registre actual per tal que en qualsevol moment es pugui situar el document en la seva classificació antiga (aquesta possiblitat ha de ser particularment interessant i potser necessària per als investigadors que havien fet recerca a l'arxiu abans de la catalogació actual).
La catalogació actual. Metodologia
L'actual catalogació-inventari del fons local de l'arxiu històric selvatà s'ha realitzat seguint les indicacions de la Comissió del Servei d'Arxius de Normes per a la Classificació de la Documentació Municipal. En la seva obra Normes per a la classificació de la documentació municipal, el redactor de la Comissió, Josep Matas, adverteix de la necessitat de mantenir les ordenacions antigues, és a dir, respectar la personalitat del fons, sempre que en tingui i sigui possible mantenir-la. Com es pot deduir de la informació donada fins ara, el fons de la Selva es trobava ordenat en base a dos criteris: el del catàleg de J. Batlle i el de l'Inventari Àvila.
La primera, és una ordenació que avui no ens és útil, donat que classifica els documents en base a la seva nauralesa o tipologia (vendes, àpoques, lluicions...), sense tenir en compre la seriació cronològica ni, el que és més important, la ubicació de cada document en el context de les funcions de l'administració municipal; així, per exemple, va procedir a separar els documents que configuraven els expedients de les causes judicials, classificant-los segons es tractés de sentències, articulates, apel•lacions, etc, de manera que es perd, doncs, la unitat del cas. No ens ha estat possible, doncs, conservar aquesta ordenació que, d'altra banda, tampoc havia estat generada per la pròpia dinàmica de l'administració municipal.
La segona classificació, la de l'inventari Àvila, en canvi, sí que té a veure amb la dinàmica de l'administració municipal. Els lligalls amb què estava classificada responien a una sistematització donada pels òrgans de govern local, reflectint la seva estructura administrativa. Així, per exemple, s'hi trobaven lligalls dedicats als repartiments (d'utilitats, d'urbana, de rústica,..), als padrons, a les eleccions, estadística, llibres d'actes, comptabilitat, quintes, sanitat, beneficència... Aquesta ordenació, doncs, ha estat en bona part conservada, tot i que ha estat sotmesa a una seriació cronològica i s'han obert noves sèries, temàticament més precises a l'interior dels grans blocs classificatoris anteriors. Així, per exemple, en els repartiments, s'han diferenciat els repartiments pròpiament dits, de les llistes o llibretes cobratòries corresponents; en el lligall d'estadística civil, s'han diferenciat les dades estadístiques relatives a sanitat, de les d'ensenyament, beneficència...
A mesura que ens fèiem una idea clara de com estava configurat l'arxiu, ens adonàvem que el quadre classificatori proposat per J. Matas (MATAS, J. Op. cit.)s'adequava perfectament no només a la documentació anterior al segle XIX, sinó que permetia respectar i sistematizar la classificació originària de la documentació dels segles XIX i XX. Es va procedir, doncs, a adoptar aquest quadre com a referent, tot reservant la possiblitat de modificar-lo i ajustar-lo en la mesura que la documentació i la individualitat del fons ho requerissin. Finalment, el quadre classificatori o organigrama del fons municipal de l'arxiu queda dividit en els catorze capítols previstos per Matas, més un altre de dedicat a la documentació no municipal.
Alguns epígrafs previstos en el Quadre Classificatori Matas no es troben representats a l'arxiu selvatà, donat que es tracta de competències que no tenien els muncipis fins l’any 1939. Això no obstant, hem reservat la seva numeració pel cas que l'arxiu històric pugui anar incorporant la documentació que l'arxiu administratiu de l'Ajuntament vagi generant.
D'altres epígrafs han estat creats de nou, ampliant el quadre i, alhora, fent-lo més específic a la documentació selvatana i a les característiques de les ordenacions precedents. De tota manera, no s'ha anat més enllà dels epígrafs de tres dígits, per la qual cosa les sèries més bàsiques no tenen epígraf o signatura sistemàtica específica.